ビジネス

時間が無い!やること多い!頭がパンクしそう!そんなときの解決法

「やることが多すぎて、何から手をつけたら分からない!」

そんなことってありますよね。

頭の中で、何から片付けるべきか考えに考えて、とりあえず最初の一つ目に手をつける。

 

手をつけている間にも、他にやらなきゃいけないことを思い出したりして、もうウンザリですよね。

そんなときの解決法があります。

 

それは……

「紙にやることリストを書く」ということです。

 

「いやいや、紙に書いてる時間がもったいない!」

と思うかも知れませんが、実は結果的にはこれが一番早いのです。

この記事では、やることが多すぎるときの対処法について説明します。

こんな人にオススメ

・仕事を多くかかえている

・いつも慌ててしまいケアレスミスが多い

・頭の中を整理できたらいいのにと思う

たとえばこんなとき

僕が大学生のとき、居酒屋のアルバイトをしていたときの話です。

僕はホール(接客)とキッチン(調理)、事務所での給料の計算や社長への売上報告、シフト管理など、社員同様の仕事をしていました。

店長がいなくてもお店を開けて閉められるので、忙しいときにこき使われていました(笑)

 

その居酒屋は新規オープンしたばかりで、夜の時間帯はものすごく忙しかったです。

お客さんを席に案内して、注文を受けて、ドリンクを作って、配膳して、サラダを作って、配膳する。

 

これを全部一人でやることも多かったです。

とりあえずドリンクとサラダさえ持っていけば、時間は稼げますからね。

自分で作って自分で持っていくなんて、ちょっと笑えますよね(笑)

 

それだけならいいんですが、忙し過ぎてやることは山積みなんです。

  • お客を席へ案内する
  • 注文を受ける
  • ドリンクを作る
  • サラダを作る
  • 配膳する
  • 帰ったお客の会計
  • 帰ったお客の席の片付け
  • 料理を作る
  • クレーム対応
  • 新人に仕事を教える
  • 皿を洗う
  • デザートを作る
  • 新しいおしぼりとお茶を用意する
  • タクシーの手配
  • 電話対応

 

こういうことを、同時並行で進めていかないといけないわけです。

 

そして急いで仕事をしていると、1つか2つはやり忘れてしまうことが出てくるんですよね。

灰皿を替えるのを忘れたり、お客から取り皿が欲しいと頼まれたのに持っていかなかったり。

それでクレームになって、余計に時間を取られてしまう…

 

僕は「忘れるな!」と、よく店長に怒られていました(笑)

こっちは人の3倍動いているのに、事務所に引っ込んでるだけの奴が…!!

と思っていたのは内緒です(笑)

 

この記事でお話するのは、そんな忙し過ぎてどうしようもないときに役立つ方法です。

なぜ忙しいときほど紙に書いた方がいいのか?

結論を言えば、紙に書くのが最強の解決法です。(外注を除く)

普通は、

 

「そんなことに時間を使うのはもったいない!」

「紙に書いてる時間があるなら、やるべきことを処理する時間に使いたい!

 

と思いますよね。

でも考えてみてください。

 

やるべきことをすっかり忘れて、後から慌ててやったらミスが多かった!
誰かから頼まれていたことを忘れたばかりに、怒られて信用を失った。

 

こういう結果になる方が、もったいないと思いませんか?

長期的に考えれば、紙に書けば「ミス」や「ど忘れ」を防ぐことができるので、時間の節約に繋がり効率的なのです。

 

また、頭の中だけで複数のことを考えるのには限界があります。

紙に書くことでの大きなメリットとして、「書けばそのことをいったん忘れることができる」というのがあります。

 

何かの行動をしながら、次にすることをあれこれと考えるのは気が散りますし、ミスする原因となり、生産性も悪くなります。

 

それなら、やることを全部紙に書き、一度他のことは全部忘れて1つのことをやった方が、集中して作業ができます。

作業している途中でやることを思い出しても、紙にすぐ書いておけば、すぐに作業に戻れます。

 

やることは紙に書いてあるので安心です。

他のことを考える必要はないのです。

 

パソコンやスマホも、一度にたくさん画面を開いていると、動きが重くなったりしますよね。

何かアプリをインストールするときも、5個同時にインストールするよりも1個の方が早いです。

 

それと同じで、時間をとってでも一度全部整理した方が、結果的に作業は早くなります。

僕はこの方法を使ってから、ミスが明らかに減り、仕事も早くなりました。

それでは、やることリストの紙への書き方を説明します。

やることリストの書き方

手順は下記の通りです。

  1. 紙と書くものを用意
  2. 箇条書きで思いついた順に「やること」を紙に書き殴っていく
  3. 全体を見て、「1.2.3」と横に番号を振り優先順位をつける
  4. 作業が完了したものは横線で消す

 

A4などの大きい紙だと書きやすいですし、後から見やすいです。

まずは、箇条書きしたリストの左横に、番号を振って優先順位をつけていきましょう。

全体を見て、どうすれば一番効率的かも考えて番号を割り振りましょう。

 

こんな感じです↓

2 ・□□□の提出

3 ・xxxの掃除

1 ・○○○の対応

4 ・△△△の依頼

 

まとめてできる仕事は、同じ番号に枝番をつけるなどします。(例:2-1, 2-2)

人に仕事を任せるときも、紙に書いて自分の中で整理がついていれば、依頼しやすいです。

終わったら横線を引いて、次の番号へ進みます。

 

これで全部打ち消し線が引けたときの快感は凄いですよ(笑)

また当日に終わらなくて翌日に持ち越す場合でも、箇条書きにした紙があれば「自分はどこまでやったか?」が明確に分かります。

思い出す時間を節約できますし、うっかり忘れるということも無くなります。

 

かなり有用なので、ぜひ試してみてほしいです。

まとめ

  • やることをメモしておけば、そのことをいったん忘れることができる
  • 目の前の1つに集中できるので、結果的に集中力アップ→時間短縮
  • 人に仕事を任せるときも依頼しやすい
  • 翌日に持ち越す場合も、何をやって何をやってないかが明確に分かる
  • うっかりミスを防げる
もっともったいないこと
もったいない精神の人がしている「もっともったいないこと」とは?一般的に、「もったいない」って美徳だと思われていますよね。 英語だと、もったいないを一言で表すような言葉が無く、「What a w...
無料講座:7日間メルマガ動画セミナー

継続・モチベーション維持悩んでいる方向けに、

メルマガ動画セミナーを作りました!

 

詳細はこちらです。

メルマガの登録・解除はこちら↓

【7日間メルマガ動画セミナー】

は必須項目です

  • メールアドレス
  • お名前
  • お名前、またはニックネームを入力してください

 





最初のメールは、登録後すぐに届きます!

届いていない場合は、”迷惑メール”に振り分けられている可能性が高いので、迷惑メールフォルダをチェックしてみてください。

振り分けられてしまった場合の解除方法は、こちらです。